Importação de contatos: o dia em que dupliquei minha base
Modelo, preview, execução e log. O caminho que eu sigo para migrar base sem criar cadastro repetido nem telefone que não recebe mensagem.
Subi uma planilha de doze mil linhas num fim de tarde de quinta. Cliquei em executar direto, porque a tela do preview parecia burocracia e eu estava com pressa. Na sexta de manhã a base tinha vinte e quatro mil contatos. A mesma pessoa aparecia duas vezes, uma com o telefone escrito com traço e outra sem. Essa foi minha aula sobre importação de contatos.
A importação é o momento em que você decide a qualidade da sua base pelos próximos anos. Arquivo mal preparado gera duplicidade, telefone inválido e contato sem segmentação. Nenhum desses defeitos aparece na hora. Todos aparecem depois, no meio de uma campanha ou de um atendimento urgente.
O CRM oferece um fluxo inteiro para isso: modelo de importação, preview antes de executar, execução e log. Tem também normalização de telefones e upsert conforme os dados reais importados, o que reduz bastante o risco de repetição. Antes de tudo, decida os rótulos, como explico em segmentação com tags de contato.
Comece pelo modelo, não pela sua planilha
Meu primeiro impulso foi adaptar o sistema à minha planilha antiga, cheia de coluna que ninguém mais usava. Perdi meio dia. Baixe o modelo de importação, olhe o que ele espera e leve a sua planilha até lá, não o contrário.
- Uma linha por contato, sem linha em branco no meio do arquivo.
- Cabeçalho na primeira linha, escrito igual ao modelo.
- Telefone com DDD, e de preferência um formato só no arquivo inteiro.
- Nada de célula mesclada, que costuma virar campo vazio silencioso.
- Codificação salva em UTF-8, senão os acentos chegam quebrados do outro lado.
O preview da importação de contatos existe por um motivo
O preview mostra o que vai acontecer antes de acontecer. Quantos contatos entram como novos, quantos atualizam registro existente, quais linhas têm problema. Se eu tivesse aberto essa tela naquela quinta-feira, teria visto na hora que doze mil linhas estavam vindo como novas quando metade já existia.
Depois da execução tem o log de importação. Leia o log mesmo quando tudo parecer bem, porque erro parcial não grita. Ele fica quietinho, esperando você tentar disparar campanha três meses depois.
Normalização de telefone e upsert, em português
Normalização de telefone é o sistema entendendo que "(11) 98888-7777", "11988887777" e "+55 11 98888 7777" são a mesma pessoa. Sem isso, cada formato vira um cadastro. Upsert é o comportamento de atualizar o contato quando ele já existe, em vez de criar outro.
Os dois trabalhando juntos são o que segura sua base inteira. O agrupamento de salas e histórico por telefone normalizado também depende disso, então uma base limpa aqui melhora o atendimento lá na frente, no histórico do live chat.
Meu roteiro atual, do jeito chato
- Decida a taxonomiaDefina as tags e os campos customizados antes de abrir a planilha. Marcar depois custa três vezes mais.
- Baixe o modeloUse o modelo de importação como referência de coluna e ajuste sua planilha para ele.
- Limpe o arquivoTire linha vazia, célula mesclada, coluna sobrando e registro sem telefone nem nome.
- Teste com poucoSuba cinquenta linhas primeiro e confira o resultado no cadastro antes de subir tudo.
- Rode o previewOlhe quantos entram como novos e quantos atualizam. Se o número parecer estranho, ele está estranho.
- Execute e leia o logDepois da carga, leia o log de importação inteiro, inclusive as linhas que passaram com aviso.
Os defeitos que mais aparecem
| Sintoma | Causa mais provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Contato repetido | Formato de telefone inconsistente no arquivo | Padronizar a coluna antes de subir |
| Acento quebrado | Arquivo salvo fora de UTF-8 | Salvar novamente em UTF-8 e repetir |
| Contato sem tag | Taxonomia definida depois da carga | Marcar por lote e ajustar o processo |
| Linha descartada | Campo obrigatório vazio | Conferir o log e completar a origem |
Depois que a base entra
- O total de contatos bate com o que o preview anunciou.
- Uma amostra de dez contatos foi conferida na mão, um por um.
- O log foi lido até o fim, inclusive os avisos.
- As tags previstas estão aplicadas e conferem com a taxonomia.
- Nenhum telefone ficou sem DDD ou com dígito faltando.
- A rotina de importação foi documentada para a próxima carga.
Importação não é upload de arquivo. É a decisão sobre a qualidade da base que você vai carregar pelos próximos três anos.
Equipe Webajato
O que fazer em seguida
Com a base dentro, ligue o canal e comece a atender. Se ainda não conectou nada, vá para a conexão do WhatsApp e depois acompanhe o estado em saúde da conexão. Se a intenção era disparar campanha logo de cara, revise antes o desenho em automação e agentes de IA, porque disparar para base suja queima número e paciência.