Cadastro de produtos: o que eu faria diferente hoje
Cadastro feito com pressa cobra caro depois. Conto a ordem de decisões que eu sigo hoje e os erros que me custaram semanas de conferência.
Era terça-feira, fila de sete pessoas no caixa, e o sistema dizia que o shampoo que o cliente segurava na mão não existia. Existia. Existia três vezes, com três nomes diferentes, cadastrado às pressas por três pessoas em três dias distintos. O código de barras tinha ido parar no registro errado. Foi naquela fila que eu entendi que cadastro de produtos não é papelada inicial, é a fundação de tudo o que vem depois.
Confesso que demorei pra entender. No começo a gente cadastrava correndo, só pra conseguir vender, e deixava o capricho pra "depois". O depois nunca chegava. O que chegava era inventário que não fechava, nota rejeitada na hora do faturamento e anúncio recusado no canal externo.
Vou te mostrar como eu faço hoje. Não tem nada de sofisticado. É uma ordem de decisões que aprendi do jeito difícil, quebrando a cara em cada uma delas.
Por que o cadastro de produtos contamina todo o resto
Cada módulo do sistema lê um pedaço diferente da mesma ficha. O financeiro quer o custo. O fiscal quer a classificação. O estoque quer a unidade. A loja quer a foto e o texto. E nenhum deles conserta o dado de origem, todos apenas repetem o que encontram.
Quer dizer que um campo errado não fica parado. Ele viaja. Aparece no relatório de margem, no documento fiscal e no anúncio publicado. Uma hora limpando duzentos itens me poupou semanas de conferência no inventário do ano seguinte. Foi o melhor retorno que eu já tive sobre uma tarde chata.
O núcleo que eu não abro mão
Tem uma lista curta de campos sem os quais nada fecha. Curta mesmo. Todo o resto é enriquecimento e pode esperar a segunda passada.
- Nome padronizado, com marca, atributo principal e medida sempre na mesma ordem
- Código interno estável, que nunca volta a ser usado quando o item sai de linha
- Unidade de medida coerente com a forma de comprar e a forma de vender
- Classificação fiscal completa, porque ela é validada na emissão do documento
- Categoria, que é a base de qualquer relatório útil depois
- Custo e preço de venda, com a margem visível entre os dois
- Controle de estoque ligado ou desligado por decisão sua, e não pelo padrão do sistema
O nome é o campo mais maltratado
Nome de produto não é texto livre. É chave de busca. O operador do caixa procura de um jeito, o comprador de outro, o cliente de um terceiro. Se o cadastro não absorve isso, alguém cria um item novo em vez de achar o que já existe.
O que funcionou aqui foi fixar uma ordem e nunca mais mexer nela: tipo do item, marca, linha, atributo que diferencia, medida. Simples assim. Com a ordem fixa, itens parecidos ficam grudados na listagem e fica óbvio quando alguém está prestes a duplicar alguma coisa.
Três códigos diferentes, três funções diferentes
Código interno é seu, você controla, e serve pra amarrar movimentação. Código de barras é global, serve pra leitura no balcão e pro mundo lá fora reconhecer o item. Código do fornecedor serve pra bater pedido de compra com o que chegou.
Parece redundância manter os três. Parece, até a primeira nota que chega com descrição diferente da sua. Com o código do fornecedor gravado, o vínculo entre o item do XML e o item do seu catálogo deixa de ser adivinhação. Escrevi sobre isso em código de barras e GTIN.
Classificação fiscal e unidade: os dois que doem
Já vi isso dar errado de todo jeito possível. Classificação fiscal errada derruba a emissão bem no dia de maior movimento. Unidade errada faz o saldo crescer ou encolher na escala errada, e ninguém percebe até a contagem física.
O caso clássico: entra caixa, sai unidade. Se o cadastro não trata essa conversão, cada recebimento inflaciona o saldo e cada venda o derruba em ritmo diferente. Detalhei o assunto em NCM e unidades de medida, e o lado tributário está no módulo fiscal.
Simples, com grade, kit ou personalizado
Nem todo item cabe no mesmo formato de ficha, e escolher errado aqui é caro de desfazer, porque o histórico fica preso ao formato original. Eu tento decidir isso antes da primeira entrada de estoque.
| Tipo de item | Como o saldo funciona | Quando eu escolho |
|---|---|---|
| Simples | Um saldo único | O item não tem desdobramento comercial |
| Com variação | Saldo por combinação de atributos | Cor, tamanho, voltagem ou sabor mudam a peça entregue |
| Kit ou composição | Saldo derivado dos componentes | O que eu vendo é montado a partir de outros itens |
| Personalizado | Definido no momento da venda | Cada pedido sai com uma configuração diferente |
Antes de decidir, dá uma olhada em variações e grade e em kits e composições. Escolher o formato certo na largada evita a migração dolorosa que eu já tive que fazer duas vezes.
Como eu limpo um cadastro que já nasceu torto
- Tire a foto do que existe hojeGere a listagem completa dos ativos com código, nome, unidade, classificação e categoria. Sem essa foto você não sabe se está avançando ou andando em círculos.
- Ataque pelo giroOrdene por movimentação dos últimos meses e trate o topo primeiro. São poucos itens respondendo pela maior parte das transações, e eles resolvem a maior parte dos incidentes.
- Cace os duplicadosProcure nomes parecidos, códigos de barras repetidos e saldo parado há muito tempo. Quase todo duplicado nasceu de um cadastro emergencial feito no balcão.
- Unifique e inativeEscolha qual registro fica, transfira o saldo do duplicado por movimentação documentada e inative o antigo. Não exclua, porque o histórico vai junto.
- Feche a portaDefina quem pode cadastrar e quais campos são obrigatórios. Limpeza sem trava de entrada volta ao estado anterior em uns quatro meses. Eu já vi acontecer.
Por onde seguir
Com o núcleo estabilizado, o próximo passo é decidir como o catálogo será classificado e navegado. Comece por categorias e atributos e depois trate da política de preço com calma.
Um minuto de disciplina no cadastro me poupou meses de conferência. Descobri isso tarde demais.
Equipe Webajato